Правила заполнения "Брифа" на разработку "Бизнес процессов"

В стандартную поставку уже давно входят "Оформление командировки" и "Оформление отпуска". С недавних пор появились такие процессы как "Счет на оплату", "Исходящие/входящие документы", "Выдача наличных". Иногда они подходят под ваш бизнес, иногда приходится дорабатывать исходя из специфики клиентов. Вот пример Согласование при нестандартной иерархии. Процессы  могут быть доработаны на основе стандартных, а могут быть созданы с нуля:  "Бизнес-процесс приема на работу", "Техподдержка интернет-портала в Битрикс24" , "Выдача банковских гарантий", "БП для отдела снабжения",  "Сервисное обслуживание", "Автоматизация документооборота", "Прием на работу". А кроме того, существует  возможность  реинжиниринга  существующих процессов в компании.

Как правило бизнес процессы тесно контактируют с так называемыми "сущностями" CRM (лиды, контакты, компании, сделки). Это позволяет автоматически запускать процессы когда вы создаете или изменяете какую-либо из данных сущностей. К примеру вам нужно автоматизировать процесс обработки лида. В момент создания лида запустится некий процесс, который даст указания менеджерам сделать определенные задания. Аналогично и при создании или изменении контактов, компаний, сделок. 

Также существуют БП (бизнес процессы), которые можно запускать вручную тогда, когда вам нужно. Например "Оформление командировки" или "Счет на оплату". Данные процессы также могут быть доработаны (те, что идут в продукте по умолчанию), а могут быть созданы с нуля. 

Если вы желаете решить какую-либо задачу по упрощению документооборота или автоматизации бизнес-процессов в вашей компании, то мы предоставим вам специальную анкету-бриф. Данная анкета позволит нам определить как мы сможем вам лучше помочь.

1. Направление деятельности Вашей компании. Например, «Поставка оборудования», «Продажа недвижимости». Строительство комплексное благоустройство

2. Битрикс24 уже используется в компании или ещё нет? Если используется, то как долго? нет

3. Определение(я) бизнес-процесса(ов), который нужно автоматизировать. Например, «Обработка нового лида (новой заявки)», «Обработка смены стадии сделки (заказа)». Обработка заявки с объекта в снабжение на заказ материалов, отслеживание исполнения, отчет о фактическом приходе на объект.

4. Работу с какими сущностями надо автоматизировать (можно выбрать несколько вариантов):

a. ☒лиды (заявки)

b. ☐сделки (заказы)

c. ☒контакты/компании (контрагенты)

d. ☐другое 

5. Какие основные стадии должен проходить бизнес-процесс? Например, поступление заявки, уточнение информации, расчеты, подготовка КП, составление ТЗ, реализация, подготовка документов, проверка, завершение. 1) заявка с объекта в снабжение на материалы 2) отработка снабжением этой заявки (пометка что заявка понята и принята 3) донесение информации в снабжение с объекта о фактическом количестве принятого материала по данной заявке

6. Основные участники бизнес-процесса. Например, менеджер (М), директор (Д), бухгалтер (Б), руководитель проверки (РП), начальник отдела (НО). 1) генеральный директор 2) коммерческий директор 3) менеджер снабжения 4) финансовый директор 5) прорабы 6) бухгалтерия ну и может еще кто то будет

7. Схема бизнес-процесса (на основе материала ниже).

Бизнес-процесс в Б24

Обычно бизнес-процесс – это переход по стадиям (статусам). Переход из одной стадии в другую происходит после выполнения определенных действий.

Основные действия:

· уведомление (сообщение руководителю, что поступила новая заявка)

· письмо (отправка письма с презентацией на email клиента)

· задача (задача позвонить клиенту и уточнить детали заказа)

· условие (проверка, заполнен ли email клиента)

· циклические операции (повторять задачу, пока руководитель не подтвердит, что контроль пройден)

Основная задача: обозначить на схеме стадии, действия, которые должны выполняться для перехода в следующую стадию, кто ответственный за выполнение каждого действия, что является итогом каждого действия (прикрепление файла с ТЗ, КП, заполнение поля, просто ответственный отмечает, что выполнил задачу). Обозначить какие действия должны выполняться автоматически. Например, при заполнении поля «сумма заказа» автоматическое вычисление значения поля «премия менеджера».

Присылайте описание ваших БП и заполненную анкету через форму на нашем сайте http://pinall.ru/contacts/

Если у вас возникли вопросы, задайте их через веб-форму "Задать вопрос" или почту - order@pinall.ru , или звоните - +7 (499) 350-31-25.   

Ниже приведены примеры схем необходимые нам, для составления сметы и коммерческого предложения.