Коллеги, приветствую.
Изучаю вопрос, как использовать CRM для PR-агентства (PR-отдела компании).
Буду рад найти тех, кто уже решил подобную задачу - адаптировал CRM для процессов работы со СМИ. Или решает близкие по процессам (об этом ниже)
Цель: сделать процессы в пиар-агентстве более эффективным.
Часть процессов и артефактов в работе со СМИ типична для любой компании (заявки, работа отдела продаж, документооборот и пр.). Часть специфична:
Если будет полено для обсуждения, вот большая детализация:
Буду признателен, если поделитесь опытом, как вы используете CRM для повышения эффективности процессов в подобных бизнесах.
Уверен любая компания в сфере "интеллектуальных услуг" озабочена повышению системности, прозрачности, унификации процессов.
Буду рад познакомиться с вашим опытом. Спасибо!
Изучаю вопрос, как использовать CRM для PR-агентства (PR-отдела компании).
Буду рад найти тех, кто уже решил подобную задачу - адаптировал CRM для процессов работы со СМИ. Или решает близкие по процессам (об этом ниже)
Цель: сделать процессы в пиар-агентстве более эффективным.
Часть процессов и артефактов в работе со СМИ типична для любой компании (заявки, работа отдела продаж, документооборот и пр.). Часть специфична:
- Запросы, которые поступают от СМИ (или темы, которые предлагаются в СМИ с нашей стороны)
- Фактура от клиента (письменный комментарий, запись интервью, другие материалы)
- Превращение «фактуры» в комментарий (редактирование, согласование, циклично, в несколько итераций)
- Предложение материала в СМИ (коммуникация с автором, сопутствующие вопросы)
- Отслеживание публикаций
Если будет полено для обсуждения, вот большая детализация:
- Постановка задачи. Клиент ставит задачу ("брифует" агентство). Есть процесс обсуждения, уточнения брифа и доведение информации до всех участников процесса (аккаунт, PR-менеджер, копирайтер, ....). Цель - иметь общее представление о задаче, возможность обращаться к исходным документам в процессе работы. Плохо, если приходится заново рассказывать ситуацию новым исполнителям, еще хуже, если это приходится делать клиенту.
- Из брифа возникает ряд документов, которыми руководствуются участники процесса (согласовывается список СМИ, с которым идет работа, "месседжи" (идеи, темы, послания), которые станут смысловым центром коммуникации, различные материалы, которые будут использоваться в работе).
- Взаимодействие со СМИ может быть как "исходящим" (агентство связывается с целевыми СМИ и презентует темы, идеи публикаций, спикеров), так и "входящим" - в агентство заходят входящие запросы от СМИ.
- Здесь возникает база контактов, у которой есть регламент обновлений (данные устаревают быстро), к ней имеют доступ все менеджеры, при этом своей работой они и уточняют информацию (связался, узнал что этот журналист уже не работает, обновил базу).
- Процесс "питчинга СМИ" (предложение темы) схож с продажами. Есть база контактов, отрабатываешь те что заложено планом, ставишь отметки, предоставляешь материал тем, кто заинтересовался. Руководитель заинтересован прозрачно видеть процесс, прогресс и результат: оценивать сколько СМИ из списка отработана, какова результативность, если есть простой - то почему, видеть "воронку" - сколько положительных ответов на общее количество предложений. Если много отказов - это повод изменить предложение (тему, идею), придумать вместе с менеджером, как интереснее подать тему. Низкая скорость работы - повод узнать у менеджера, почему он так медленно двигается и пр. Все это полезно видеть, чтобы оперативно корректировать работу, а не узнавать что "тема никого не заинтересовала", когда потрачено много сил и времени.
- Получив предварительную заинтересованность от СМИ, менеджер превращает это в "запрос" на комментарии и фактуру к клиенту (спикеру, источнику). Направляет запрос клиенту.
- Клиент подтверждает (или нет) готовность отработать этот запрос - дать комментарий, фактуру, чтобы сделать публикацию.
- Клиент готовит и предоставляет фактуру для комментария (или предоставляет готовый комментарий). Здесь могут проводиться телефонные интервью, в которых источник наговаривает ответ. А пиарщик его расшифровывает, редактирует.
- Далее как правило материалы проходят несколько итераций в цикле "журналист - пиар-менеджер - источник". Журналист задает доп.вопросы, что-то правит под стиль СМИ, пиар-менеджер возвращается к источнику за уточнением, согласовывает изменения, если требуется.
- Публикация
- Отслеживание выхода
- Предоставление источнику отчета о публикациях
Буду признателен, если поделитесь опытом, как вы используете CRM для повышения эффективности процессов в подобных бизнесах.
Уверен любая компания в сфере "интеллектуальных услуг" озабочена повышению системности, прозрачности, унификации процессов.
Буду рад познакомиться с вашим опытом. Спасибо!