Автоматическое создание задач из смарт-процесса сделки в Битрикс24 по входящим письмам

1. Парсинг писем и сопоставление письма со сделкой и смарт-процессом: проблема и решение

Один из наших заказчиков специализируется на оформлении водительских карт для тахографов, что связано с необходимостью собрать и подготовить обширный пакет документов для каждого водителя.

Парсер входящих писем и постановка задачи из контекста содержимого в карточке сделки Битрикс24: читайте в нашем блоге.

Вся работа осуществляется в Битрикс24: оформление карт проходит через сделки, а документы для выпуска карт удобнее хранить в смарт-процессах, которые привязаны к конкретным сделкам.

Однако этот процесс был достаточно трудоемким.

Каждый день заказчик получал входящие письма с документами, и для каждого из них требовалось вручную искать соответствующую сделку и смарт-процесс, к которым прикреплялись документы.

Это занимало массу времени и усилий.

Парсинг тела письма Битрикс24 с автоматическим созданием контактов и компаний с контролем дубликатов: подробности в статье.

Именно с задачей автоматизации этой рутинной работы к нам и обратился заказчик.

Распознавание тела письма в Битрикс24 для сортировки поступающей корреспонденции от клиентов в Битрикс24: читайте кейс по ссылке.

Мы предложили решение с помощью платформы Пинкит для интеграции с Битрикс24.

Алгоритм был следующим:

1.1. Как только поступает письмо, Пинкит получает адрес отправителя и находит связанную сделку, сопоставляя почту из письма с данными в сделке.

1.2. Интеграция автоматически генерирует задачу на обработку документов и привязывает её к соответствующей сделке.

Шаблон интеграции уже доступен в Пинкит. Установите и протестируйте его в своем личном кабинете для эффективной работы!

Переходим к описанию настройки интеграции.

2. Создание задачи из письма по сделке с фильтрацией адреса электронной почты

Шаг первый: Откуда

Получаем информацию из входящего письма в момент создания нового дела. В письме есть адрес электронной почты.

Также отфильтруем сделки по воронке.

Шаг второй: Инструменты

Получаем сделку

Используем API-запрос методом GET. Укажем URL = /crm.deal.get?ID={{source.OWNER_ID}}.

Исправить текст письма

Используем замену по регулярному выражению в поле source.DESCRIPTION (это описание задачи). Регулярное выражение - /]*>[\s\S]*?<\/style>|<[^>]+>|\s{2,}|\n/.

Проверка

Проверяем тему письма, указан ли в ней отправитель.

Шаг третий: Куда

Создаем задачу в Битрикс24. Можем сразу указать ответственного и группу.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем название и описание задачи. Также укажем постановщика, исполнителя и ID группы.

Постановщик и исполнитель - это ответственный за сделку.

Шаг пятый: Запуск

Запускаем интеграцию.

Резюмируем

Автоматическое создание задач из смарт-процесса сделки в Битрикс24 по входящим письмам — это идеальный способ сэкономить время и существенно повысить продуктивность работы с корреспонденцией.

Если в вашей компании ежедневно приходится обрабатывать большое количество писем, и сотрудники тратят часы на выполнение этой рутинной работы, автоматизация через интеграцию — это именно то, что нужно.

Протестировать шаблон интеграции можно по ссылке.

В нашей статье мы детально объяснили, как настроить систему так, чтобы каждое входящее письмо автоматически превращалось в задачу, привязанную к нужной сделке.

Внедрив этот подход, вы легко избавитесь от лишней рутины и оптимизируете процессы в вашей команде.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит