Бизнес-процесс выдачи наличных в Битрикс24

Если вы хотите настроить обмен сделками и контактами между облаком Битрикс24 и коробкой Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

1 Преамбула

Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.

Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-таки, «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.

В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.

2 Типовые бизнес-процессы

Итак, что это за бизнес-процессы.

1. Счёт на оплату
2. Заявление на отпуск
3. Заявление на командировку
4. Входящие документы
5. Исходящие документы
6. Выдача наличных

Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее. 

Несмотря на бурное развитие безналичной оплаты, банковских карт, оплата наличными всё равно остается и останется в будущем как один из способов оплаты. Поэтому, неизбежным процессом для почти всех организаций в будущем останется оплата услуг и товаров наличными. Для этого необходимо периодически выдавать наличные сотрудникам, что называется «под отчёт».

Вы можете настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма, приведенного ниже или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии.

Заказывая автоматизацию данного кейса в Пинол, вы получите рабочий бизнес-процесс «под ключ».

В разделе «Процессы» выбираю «Выдача наличных». Открывается интерфейс просмотра согласований, объединённых в таблицу.

Как и везде в интерфейсах подобного рода Битрикс24, здесь возможна настройка состава колонок списка, их порядок, сортировка, а также применение фильтров.

Первое, что необходимо сделать, это привязать роли бизнес-процесса к пользователям или группам вашей инсталляции. Это делается через - «Бизнес-процессы», «Выдача наличных», «Параметры шаблона» на вкладке «Константы».

Изменю обе константы. Для тестирования процесса установлю в поле «Значение константы» переменную «Автор». Таком образом, весь процесс согласования в тестовом режиме пройдёт через автора документа, то есть через меня.

Сам бизнес-процесс представлен в графическом конструкторе бизнес-процессов и может быть как угодно модифицирован и дополнен.

А теперь я добавлю два поля в бизнес-процесс, чтобы продемонстрировать, как можно довольно просто настроить его под собственный бизнес. Предположим, что в нашем бизнесе два юридических лица. От какого получать наличные и перед кем отчитываться? Добавлю поле «Наша фирма». И второе. В типовом бизнес-процессе присутствует отчет в виде текстового поля. Это поле я убирать не буду, но добавлю поле типа «Файл» для того, чтобы можно было прикрепить отчет в виде отдельного файла того типа, который принят для отчетности. Итак, «Настройка процесса: Выдача наличных» и «Поля процесса».  

Добавляю поля. Сначала «Наша фирма» с настройкой самого списка на вкладке «Список».

Список полей бизнес-процесса приобрел новый вид.

Остаётся только запустить бизнес-процесс и посмотреть, как всё работает.

2.2 Выдача наличных. Процесс

В этой статье опишу отличный способ (от того, что я описывал в предыдущих статьях о типовых бизнес-процессах Битрикс24) запуска бизнес-процессов. В разделе «Мои процессы» нажимаю на кнопку «Запустить процесс» и в появившемся списке выбираю «Выдача наличных».

Форма несколько видоизменилась – появились поля, которые я добавил. Я специально оставил список открытым, чтобы было видно, что из списка можно выбрать указанные мной в настройках значения.

При дальнейшем согласовании пользователи, представляющие роли в бизнес-процессе, получают в нужное время уведомления следующего вида.

Кроме того, пользователь получает уведомление в Живой ленте. Здесь же можно совершить переход на следующий шаг бизнес-процесса, нажав на кнопку «Наличные выданы».

Еще один интерфейс для работы по бизнес-процессу – это раздел «Бизнес-процессы». В данном разделе в список собраны все бизнес-процессы, в которых пользователь принимает участие, согласно своей роли. Этим разделом удобно пользоваться в том случае, если количество бизнес-процессов, в которых вы участвуете, относительно велико, а также для сегментации бизнес-процессов по типам сущностей, к которым они привязаны, а также осуществлять поиск и фильтрацию.

Здесь же можно совершить очередной шаг бизнес-процесса, просто нажав на кнопку «Наличные выданы». По окончании всех согласований и сдачи отчета по бизнес-процессу картина будет примерно такой.

Мы рассмотрели типовой бизнес-процесс согласования выдачи наличных, модифицировали его и прошли по нему, убедившись в его работоспособности. С минимальными доработками типовой бизнес-процесс готов к использованию на вашем предприятии.

3 Выводы

Что же мы получили от типовых процессов?

При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.

Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.

Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.

Если вы хотите настроить обмен сделками и контактами между облаком Битрикс24 и коробкой Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит